L’organizzazione di un evento non ammette l’arte dell’improvvisazione. Meglio, piuttosto, farsi trovare pronti con un piano B, un piano C, un piano D e una risposta per qualsiasi evenienza o imprevisto. Altrettanta cura richiede anche la strategia per far conoscere al pubblico potenzialmente interessato l’evento che hai organizzato.

Ci sono tante attività che puoi mettere in pratica, a partire da un’efficace attività di ufficio stampa che comprende anche la scelta dei media partner più adatti. Senza dimenticare il web e i social. Ecco, dunque, alcuni consigli specifici su come promuovere il tuo evento online per assicurarti non soltanto la partecipazione sperata, ma anche conversazioni e contenuti che ti permetteranno di sfruttare (e monitorare) quello che si dirà nei giorni successivi.

Come promuovere un evento online: 5 consigli

Promuovere un evento online può sembrare facile: pubblichi uno o due post sulla tua pagina Facebook con tutte le indicazioni per partecipare et voilà. Peccato che non sia sufficiente per riempire la sala, il teatro o il giardino dove hai deciso di organizzare il tuo evento. È necessario, infatti, attingere a tutti gli strumenti di social media marketing che conosci, sfruttare i canali a disposizione e partire, come in ogni campagna di comunicazione efficace, da un’analisi del target.

Chi è il pubblico che è più interessato a ciò che proponi? Dopo aver risposto a questa domanda, chiediti che luoghi virtuali frequenta, a che stimoli risponde e come raggiungerlo. Solo a questo punto sei pronto a muovere i primi passi verso la promozione del tuo evento e avrai già scoperto che qualche post non è sufficiente.

Scrivi un post sul tuo sito e fallo girare

Innanzitutto, ti consigliamo di non lasciare in disparte nella tua strategia il canale “proprietario” per eccellenza: il tuo sito. Parti da qui, scrivendo un post (meglio se ottimizzato in ottica SEO) che riassuma tutte le informazioni più importanti e dove potrai approfittare per raccontare anche nel dettaglio l’obiettivo dell’evento, il programma e le biografie delle persone coinvolte.

Questo post potrà essere linkato e utilizzato con successo per attrarre traffico organico da Google, ma anche inserito nella tua newsletter oppure sui siti che aggregano gli eventi sia su base tematica che geografica. È, dunque, la base da cui partire per far conoscere al tuo target quello che hai in mente e per farlo bene.

Crea un evento su Facebook, ma non lasciarlo in silenzio

Un secondo step per far conoscere il tuo evento è, molto spesso, creare un evento su Facebook. Scegli un titolo chiaro, efficace e accattivante, progetta una banner descrittivo e delle dimensioni corrette, e aggiungi un bel testo ricco di tutte le informazioni utili per il pubblico. Non dimenticare, per esempio, di indicare se la partecipazione è gratuita oppure no, se c’è un programma orario dell’evento, oppure in quanti giorni si svolge l’iniziativa. Aggiungi, inoltre, come co-organizzatrici le pagine che partecipano e organizzano con te la serata: già questo aumenterà il reach organico dell’evento.

Una volta che l’evento è online sei all’inizio. Ora non dimenticare di far sapere ai follower della tua pagina che esiste l’evento grazie ad alcuni post dedicati e, una volta che inizi a raccogliere le prime interazioni, non abbandonare l’evento. Al contrario, risulta efficace postare alcuni contenuti direttamente sull’evento già nei giorni prima sia per ricordare le informazioni più importanti sia per coinvolgere il pubblico.

Ci sono casi in cui non è necessario creare un evento Facebook? Certamente. Quando, per esempio, il tuo target non è attivo su questo social oppure non lo usa per informarsi a proposito di eventi come il tuo. Non è l’ideale nemmeno per eventi a numero chiuso molto ristretto come un workshop per poche persone, e neanche quando sai che raccoglierai poche interazioni. Vedere un evento con poche interazioni farà pensare ad un flop e non incoraggerà gli indecisi last minute a partecipare.

Mostra il “dietro le quinte”

Prima regola per generare engagement e creare un contatto con il tuo target: raccontarti. In occasione degli eventi, ciò diventa piuttosto semplice. Puoi mostrare, infatti, il dietro le quinte grazie a interviste agli ospiti, a piccoli video delle prove, a foto della location. Tutti questi elementi possono essere utilizzati sia per ricordare al pubblico del tuo evento che per dare qualche anticipazione che potrebbe ingolosire i partecipanti.

Utilizza un hashtag specifico

Gli hashtag servono ad aggregare contenuti sui canali social legati da una caratteristica comune. Sono perfetti, quindi, per raccontare un evento. Inventane uno per quello che devi promuovere, inizia ad utilizzarlo anche nei giorni prima ed incoraggia il pubblico a postare utilizzandolo.

In questo modo puoi costruire una narrazione e una promozione del tuo evento che siano corali e che raggiungono un pubblico sempre più vasto, anche fuori dalla bolla di chi già ti segue e conosce. Perché poi non usarlo anche per creare un contest? Puoi premiare la fotografia più bella oppure il post più divertente, regalando gadget, esperienze o anche, perché no, un ingresso gratis al tuo evento!

Coinvolgi influencer in target

Non dimenticare il potenziale promozionale dell’influencer marketing. Scegliere la persona giusta da coinvolgere non è semplice, ma una volta individuata può fare la differenza. Sono diversi i fattori da tenere a mente. La geografia del seguito, per esempio, è fondamentale: potrebbe rivelarsi inutile invitare un influencer che non ha un grande appeal per la città dove organizzi l’evento.

È altresì imprescindibile che esista un nesso tra il tema di cui vuoi parlare e quelli su cui l’influencer ha costruito la sua reputazione. Se vuoi parlare di alimentazione sana, per esempio, non ti consigliamo i nostri book blogger preferiti, mentre se organizzi una notte dei lettori è meglio non chiamare gli health influencer. Ci vuole tempo ed è necessaria una ricerca certosina, però mobilitare chi può a sua volta mobilitare pubblico sul territorio può aumentare e di molto l’impatto del tuo evento.

Tool e strumenti che non puoi non conoscere

Ci sono alcune piattaforme e strumenti tutti digitali che un organizzatore di eventi può utilizzare per rafforzare la propria strategia di promozione. Si tratta di tool gratuiti oppure a pagamento che servono, per esempio, a monitorare la vendita dei biglietti, a raccogliere informazioni a proposito dei partecipanti e, naturalmente, anche a realizzare dei post sponsorizzati a pagamento per poter far sapere al tuo target quello che stai organizzando.

Ecco una breve lista di quelli che, almeno secondo noi, tutti dovrebbero conoscere:

• Eventbrite
• EventSi
• Eventa
• Google Adwords
• Monitoraggio dei siti web con L’Eco della Stampa
• Facebook Business Manager

A questo punto, non ti resta che metterti all’opera e organizzare il prossimo evento. C’è qualche trucco che vuoi condividere con noi? Scrivilo nei commenti!