Lo smartworking ai tempi del Coronavirus

Lo smartworking in Italia: i numeri e le best practices, prima, dopo e durante il Coronavirus

Ne abbiamo sentito parlare spessissimo in questi giorni e sta permettendo a molti di conservare il proprio posto di lavoro e di non impazzire (troppo) durante questi giorni idi quarantena forzata: sto parlando di smartworking.

Una necessità in questi bui tempi di Coronavirus, garantita a tutti grazie al celeberrimo Dpcm del 9 Marzo 2020, ma in realtà già normata dalla Legge sul Lavoro Agile risalente (addirittura) al 2015.

Quanti sono e chi sono i lavoratori in telelavoro?

L’Osservatorio sullo Smartworking del School of Management del Politecnico di Milano aveva rilevato già nel 2018 ben 570.000 lavoratori agili nel nostro paese.
Una cifra che aveva segnato un incoraggiante +20% rispetto all’anno precedente.

In Italia ci siamo “svegliati” tardi sull’argomento, perché in Europa ci sono paesi che applicano il lavoro agile già da anni (Danimarca, Svezia, Olanda in primis, dove la percentuale sfiora o supera il 30% dei lavoratori).

In generale, la media dei lavoratori smart in Europa è pari al 17% della forza lavoro.

Nel 2022 si calcola che il 65% della forza lavoro europea, quasi 123 milioni di persone, sarà fatta di mobile worker.

Sicuramente il dato italiano evolverà in positivo nel 2020; ad oggi si stima che ben 8,5 milioni di lavoratori in Italia potrebbero regolarmente lavorare in smartworking.

Uno sguardo sul mondo

  • In Giappone, isola dallo spazio perennemente contingentato, in cui si affittano capsule dormitorio negli alberghi e il feng shui mette al bando tutto ciò che è superfluo, lo smartworking viene incoraggiato per ridurre gli spazi negli uffici. Coinvolge così circa il 30% della popolazione e rende possibile lavorare anche nel weekend: la settimana lavorativa infatti è strutturata su 6/7 giorni .
  • In Brasile dove le distanze sono vastissime, telelavoro significa risparmiare nei tempi di spostamento, ottimizzando l’orario di lavoro.
  • Negli Usa, la percentuale di smart working è arrivata al 37%. Non solo: tra il 2007 e il 2014 la curva del lavoro svolto negli States è aumentata del 78% (numero di ore). Le cause? Proprio gli smartworker.

In questo momento siamo quasi costretti a farlo, ma anche non fossimo in questa situazione, perché dovremmo lavorare in smartworking? Quali sono i pro e i contro della faccenda?

Lavoratori felici e distanti?

Sembrerebbe di sì. L’aumento della produttività si spiega anche grazie alla serenità e benessere degli smart worker.

Che sono molto più soddisfatti dell’organizzazione delle proprie attività: il 31% degli smart worker contro il 19% degli altri lavoratori, delle delle relazioni fra colleghi – 31% contro il 23% – e persino della relazione con i capi – percentuale del 25% contro il 19%.

Inoltre, esiste un evidente vantaggio economico e tempistico. Una settimana di remote working può far risparmiare fino a 40 ore l’anno di tempo perso in spostamenti, situazione che si riflette anche sull’ambiente, determinando na riduzione di emissioni pari a 135 kg di CO2 all’anno.

I benefici dello smartworking anche per le aziende

I dati parlano favorevolmente ad ambo le parti, perché anche per le aziende ci sono dei vantaggi.

I benefici immediati riguardano la riduzione degli spazi, che possono essere più piccoli (o inesistenti), meno costosi; una gestione più oculata e rispettosa del tempo, che include anche una riduzione dell’assenteismo, e l’eliminazione di benefit quali buoni pasto o rimborsi per trasferte

Inoltre, il lavoro agile innesca l’instaurarsi di una migliore cultura aziendale in senso collaborativo, in cui si coopera e ci si coadiuva maggiormente, spesso saltando inutili gerarchie ed eliminando del tutto le “antipatie” interne.

Se a lavorare in smartworking sono professionisti ed esperti, magari freelance, per l’azienda significa anche vedere KPI ed obiettivi raggiunti con minore dispendio di tempo e stress di gestione. I lavoratori tengono ad essere più puntuali, precisi e rispettosi del proprio lavoro, mostrandosi capaci di onorare impegni presi e di lavorare per obiettivi.

In generale, quindi, la sfiducia e la diffidenza di alcuni manager verso il lavoro agile è del tutto ingiustificata ed, anzi, controproducente.

Creare il giusto approccio al remote working

In ogni settore stiamo ormai sperimentando lo smartworking e potremo sicuramente valutare gli effetti di questa modalità di accesso al lavoro una volta che le acque si saranno calmate. Questa modalità “smart” tra l’altro sta permettendo a molti di salvaguardare il posto di lavoro, evitando di bloccare completamente l’economia aziendale.

Come arrivare alla tanta sperata ottimizzazione attraverso lo smart working? In questo mondo 4.0 siamo sicuramente avvantaggiati grazie agli imperanti strumenti digital.

Il paradigma del «digital workspace» – uno spazio di lavoro online in cui tutti possono accedere alle informazioni/strumenti, indipendentemente dal luogo, dal momento o dal device usato – sta prendendo piede sempre di più.

Per funzionare al meglio e affermare il valore del lavoro e del lavoratore in quanto tale, ci sono alcuni piccoli accorgimenti da prendere:

  • Strumenti tecnologici adatti: dal pc reattivo, alla connessione in fibra o comunque veloce e stabile, magari assicurata dall’azienda con un hotspot o un router aziendale;
  • Tool di gestione dei progetti: che sia Asana, Slack, Wrike o altri, è fondamentale supportare il lavoro di tutti con un tool semplice e intuitivo in cui scambiarsi file, assegnare tasks, calcolare tempistiche e scadenze, in modo preciso e ordinato;
  • Fiducia: aspetto fondamentale per qualsiasi relazione, soprattutto se a distanza. CEO, AD, lavoratori, Project Manager, responsabili e tutti quanti devono fare un gran patto con sé stessi e con i dipendenti per instaurare un rapporto di fiducia, stima e trasparenza reciproca affinché il remote working funzioni. Smettere di pensare di poter controllare continuamente il dipendente – fattore completamente inutile ai fini del risultato – e focalizzarsi sulla qualità del risultato stesso.
    Premiando autonomia e indipendenza, nell’ottica di migliorare la produttività.

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