Nell’era della comunicazione social le policy aziendali non possono esimersi dal regolamentare la presenza dei brand sui social media. La Social Media Policy dal punto di vista giuridico è una fattispecie di contratto, un regolamento aziendale che prevede una serie di sanzioni disciplinari per chi non lo rispetta ed è, come approfondiremo nelle righe a seguire, essenziale anche da un punto di vista di immagine e brand reputation.

Possiamo quindi definire social media policy il codice di condotta che regola la relazione su internet, in particolare sui social network, tra l’azienda e i suoi dipendenti oppure tra l’azienda e i suoi clienti esterni.

Innanzitutto è importante distinguere tra due tipologie di social media policy:

• Interna: regola l’utilizzo dei social media personali durante l’orario di lavoro da parte dei dipendenti
• Esterna: si rivolge a dipendenti, clienti, influencer, fornitori, collaboratori che si interfacciano con la pagina aziendale attraverso i propri profili privati

Si consiglia di utilizzare una social media policy interna differente per ciascun social media aziendale. È importante distinguere tra i vari canali che presentano diversi tone of voice e target di utenti.

L’obiettivo della Social Media Policy

L’obiettivo della social media policy è quello di evitare che la comunicazione online danneggi l’azienda. Il suo scopo è quindi tutelare la brand reputation aziendale e, al contempo, definire le modalità di interazione con la community esterna.

Il regolamento di social media policy deve essere messo per iscritto e sottoscritto dall’amministratore delegato, dal direttore del personale, e dal rappresentante sindacale. Inoltre, proprio come un contratto giuridico, è attiva solo dopo essere stata firmata da tutte le parti coinvolte quindi da dipendenti e collaboratori dell’azienda.

L’utilità della social media policy è tutelare l’azienda dai rischi in cui potrebbe incorrere utilizzando la comunicazione social. Ad esempio, eventuali contenziosi con i propri utenti, followers o dipendenti, oppure la perdita di dati sensibili. I possibili danni collaterali derivanti da una gestione mediatica scorretta sono molteplici e non devono essere sottovalutati.

Il cambiamento nel mondo della comunicazione

Fino a una decina di anni fa la comunicazione veniva amministrata esclusivamente dai grandi vertici dell’azienda. Ora non è più così, l’avvento dei social ha rivoluzionato la struttura piramidale classica facendo crollare le gerarchie di potere.

Il passaggio dalla comunicazione top down alla comunicazione bottom up vede protagonisti i dipendenti di un’azienda e non più esclusivamente i vertici.

Come redigere una Social Media Policy

Per prima cosa occorre sottolineare che il suo primo scopo è quello di evidenziare i valori del brand senza limitare la libertà di espressione dei soggetti coinvolti. Per redigerla è quindi necessario coinvolgere un legale specializzato in materia.

Il documento finale non dovrà essere indicativo o approssimativo, ma prescrittivo e preciso, in modo da non essere soggetto a interpretazioni opinabili.

Come si scrive una social media policy? Riportiamo di seguito le cinque linee guida fondamentali:

1. Spiegare quali sono le motivazioni alla base della policy
2. Indicare la funzione della pagina social
3. Elencare le regole di comportamento
4. Citare le sanzioni per chi non rispetta le regole
5. Utilizzare uno stile chiaro e in linea con l’azienda

È importante ricordare che ogni policy aziendale è a sé stante e non può essere semplicemente copiata e incollata da quelle altrui. Una policy corretta deve opportunamente rispecchiare obiettivi e linguaggio del brand cui si rivolge.

L’importanza di una policy per la brand reputation ai tempi dei social

L’Eco della Stampa propone, a tal proposito, un servizio dedicato alle aziende clienti di social media monitoring, svolto naturalmente nel totale rispetto di regole e normative. Grazie al supporto di partner affidabili come L’Eco della Stampa quindi, che mette a disposizione delle aziende una serie di servizi puntuali e preziosi come l’attività di monitoraggio e analisi media per esempio, ciascuna realtà aziendale potrà impostare la propria linea di comunicazione professionale e strategica, evitando di incorrere in sgradite sorprese o in errori di gestione che potrebbero costare un caro prezzo all’azienda.

I social media dimostrano che ormai la percezione dei consumatori è un fatto imprescindibile per il successo di un brand sul mercato. Instaurare un dialogo il più possibile aperto con i propri consumatori è perciò fondamentale per incrementare le vendite. Quindi perché rinunciare alla presenza su Facebook, Instagram, Twitter o ancora Tik Tok?

Con una social media policy adeguata il mondo dei social non è più insidioso e oscuro, ma regolamentato da precise leggi e norme che tutelano azienda e consumatore in ogni fase della loro relazione virtuale.